Ziel ist es, die internen Prozesse der ÖBB-BCC GmbH durch eine cloudbasierte, technische Anwendung zur elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, zu optimieren. Die Software muss jährlich etwa 700.000 Rechnungen effizient verarbeiten können. Es ist von 20.000 User:innen jährlich auszugehen. Die Anwendung muss eine robuste Benutzerverwaltung mit Rollen für interne Rechnungsfreigebende, Nutzer:innen, externe Kund:innen und Administrator:innen bieten.  

Technische Anforderungen: 

Die Software muss eine OCR-Genauigkeit von mindestens 93% auf Kopfdatenebene sowie 90% auf Positionsdaten sowie Zahlungs- und Leistungsbedingungen gewährleisten. Sie muss verschiedene Dokumenttypen, Steuercodes, Rechnungshinweise, PO Nummern sowie Teil- und Schlussrechnungen verarbeiten, internationale Transaktionen interpretieren und UID-Nummern abgleichen. 

Zusätzlich muss die Software in der Lage sein, Rechnungen in einem vom Auftraggeber vordefinierten und anpassbarem XML-Format auszugeben. 

Datenverarbeitung: 

Die Anwendung muss ERP-kompatibel (z. B. mit SAP), flexibel integrierbar und datenschutzkonform sein. Die Anwendung muss auch mit Vorsystemen arbeiten können. Eine automatische PO-Nummern-Extraktion und deren Abgleich mit offenen Beträgen und Jahreswerten ist erforderlich. Rechnungen sollen in mehreren Sprachen verarbeitet und ggf. automatisiert abgelehnt werden können. Zudem müssen Rechnungsmerkmale gemäß §11 UStG geprüft, Plausibilitätsprüfungen durchgeführt und automatische Buchungsvorschläge erstellt werden. 

Benutzerfreundlichkeit, Reporting und Support: 

Erforderlich sind eine leistungsstarke Volltext Suchfunktion, Dokumentenvorschau, Dublettenerkennung, Massenimport/-export, mobiler Zugriff, Schulungsangebote und anpassbare Berichte je nach Benutzerrolle. Die Servicezeiten des telefonischen Supports sollten in englischer und deutscher Sprache verfügbar sein und sollten mindestens Mo-Fr, 8 –17 Uhr, umfassen.